De statliga myndigheterna har sedan en tid ett krav på sig att sänka lokalkostnaderna. Naturligtvis är det bra att statliga myndigheter kan minska sina lokalkostnader – men det ska inte ske på bekostnad av arbetsmiljön.

Kravet innebär att många av de myndigheter som har sina kontor centralt exempelvis i Stockholm flyttar från de centrala delarna till stadens yttre områden. Lokaler som i allmänhet är billigare per ytenhet. Ofta minskas lokalytan trots samma personalstyrka som innan flytten. Dessutom utformas de nya lokalerna som kontorslandskap vilket kan ha varit lösningen även innan flytten. Ibland också som så kallade flexkontor. Då har du inte din egen arbetsplats utan får alternera mellan olika arbetsplatser delvis beroende på vilken uppgift du har att lösa för dagen.
Många anställda på myndigheterna har reagerat starkt på lösningen och vill ha sin egen arbetsplats. Det finns även medarbetare som inte trivs i kontorslandskap även om de har en ”fast” arbetsplats.
Enskilda studier har dock visat att det finns arbetsplatser där flexkontor upplevs positivt. Flexkontor tycks fungera när man har en hög grad av självständighet i sina arbetsuppgifter i en i övrigt bra arbetsorganisation. För att fungera bra ska flexkontoret ge stora möjligheter att anpassa sitt arbetssätt. Tyst arbetsplats när jag behöver det, öppnare lösningar när en grupp arbetar intensivt med varandra. Flexkontorslösningar tycks ofta kombineras med distansarbete.

I ett nyligen avslutat forskningsprojekt ”Framtidens arbetsplatser” har forskaren Susanna Toivanen gått igen ett stort antal studier om kontorsmiljö. Djupintervjuer genomfördes med arbetsgivare, arbetstagarorganisationer, politiker och myndighetschefer för att få en bild av hur de ser på dagens och framtidens kontorsarbetsplatser.

En sammanfattande slutsats från studiens olika delar är att kontorslandskap i allmänhet innebär brister i arbetsmiljön. Det finns mycket belägg för att traditionella kontorslandskap medför nackdelar för arbetsmiljö och de anställdas hälsa. Just nu finns ingen omfattande forskning om flexkontor som det finns om traditionella kontorslandskap. Däremot kan det finnas olika undersökningar som görs på enskilda arbetsplatser i samband med arbetsmiljökartläggning, medarbetarundersökning med mera.

Några av slutsatserna från forskningsprojektet är att:

  • kontakten mellan arbetsmiljöforskning och den praktiska utvecklingen av kontorsarbetsplatser är väldigt bristfällig – här finns stora möjligheter att utveckla samarbetet
  • väldigt få studier är gjorda om kontorsmiljö och psykosocial arbetsmiljö
  • i mycket stor utsträckning styrs planeringen av kontorsmiljön av kortsiktiga ekonomiska övervägande och kunskap från forskning och fackliga representanter/anställda tas inte tillvara
  • de aktörer som dominerar debatten på kontorsmarknaden och driver kontorsutvecklingen mot en viss typ av utformning är de som har mest ekonomisk vinning av utvecklingen vilket i sin tur kan öka risken för att branschen utvecklar och bygger suboptimala kontor vad gäller arbetsmiljö och arbetstagarnas hälsa.

Vad som krävs vid planering av kontorslokaler är att beslutsfattarna tar tillvara den kunskap som finns i arbetsmiljöforskningen och att det reella inflytandet från de anställda ökar. Stöd finns både i arbetsmiljölagen och i avtal för att fack och anställda ska kunna påverka hur kontorslokalerna utformas. Man behöver inte alltid vara ”experten” utan mer ställa bra frågor om vad olika lösningar får för konsekvenser för verksamheten och arbetsmiljön.