Förra veckan avgjordes vilken myndighet som är Sveriges modernaste myndighet. Samtidigt upprepades frågan som ställs många gånger under processen med att utse den mest moderna myndigheten: ”Går det att tävla om vilken myndighet som är modernast?” Svaret på den frågan är väl både ja och nej. Ja, för att det finns en idé både inom förvaltningspolitiken och ramarna för utmärkelsen om vad som förväntas av en modern myndighet. Nej, för att olika myndigheter har olika förutsättningar och krav på sig utifrån sina uppgifter, storlek med mera.

Jag har haft förmånen att få vara delaktig i arbetet med att utvärdera de myndigheter som anmälde sig till utmärkelsen, en process som pågått sedan vårvintern och inkluderat genomgång av myndigheternas egna självutvärderingar och beskrivningar, en hearing samt platsbesök hos de olika myndigheterna. De områden som bedömts är:

  • Kvalitet, enkelhet och effektivitet
  • Engagerade och kompetenta chefer och medarbetare
  • Förnyelse och innovation
  • Hållbar och miljömedveten utveckling

Det var ingen lätt uppgift för juryn att utse vilken myndighet som är modernast av de som var kvar i slutnomineringen: Elsäkerhetsverket, Kemikalieinspektionen, Länsstyrelsen i Skåne, Socialstyrelsen och Statens Energimyndighet. Alla har sina starka sidor och har genomfört insatser som andra kan inspireras av och ta efter för att vara moderna myndigheter.

En viktig del i arbetet för en modern myndighet är att föra dialog med det omgivande samhället, både med andra myndigheter och med organisationer, privatpersoner och företag som påverkas av eller är beroende av myndighetens insatser. Statens Energimyndighet har i sitt arbete med att involvera andra vänt på hela sitt perspektiv på energisektorn från ett linjärt perspektiv som börjar med tillförsel av energi via omarbetning och distribution till användning, till ett perspektiv som utgår behovet av energi och konsumtionen. Det kräver mod av en myndighet att förändra sitt eget perspektiv av omvärlden samtidigt visar det på en ödmjukhet som sänker trösklarna för de olika intressenter som myndigheten för en dialog med.

Grundläggande för en myndighet är att de kan fatta rättssäkra beslut på ett effektivt sätt. Kemikalieinspektionen hade tidigare negativa tal i de undersökningar som gjorts om hur nöjda de som möter myndigheten är. Efter att ha arbetat systematiskt med dialoger med olika intressenter, löpande och regelbundna uppföljningar, och ett internt lean-baserat effektiviseringsarbete, har myndigheten lyckats att förkorta sina handläggningstider och upplevs idag som förtroendeingivande, saklig och kompetent.

Det finns många myndigheter som har komplexa och mångskiftande uppdrag men frågan är om det finns några som har så varierande uppdrag som länsstyrelserna. Länsstyrelsen i Skåne har arbetat mycket med att förbättra sin kommunikation bland annat genom poddar och samtalsserier som visar på hur viktigt det är att det finns nördar i statsförvaltningen genom att lyfta fram personer med specialistkunskaper och expertis. Länsstyrelsen i Skåne har också moderniserat arbetat med sin årsredovisning genom att publicera en version av årsredovisningen på Instagram där de på ett enkelt och kommunikativt sätt visar på vad myndigheten uppnått.

Tillitsbaserad styrning har varit något av ett modeord i den förvaltningspolitiska diskussionen de senaste åren. Socialstyrelsen har tagit frågan om tillitsbaserad styrning till sig och arbetar för att sätta de olika uppdrag de får från regeringen i relation till sin instruktion. Detta har varit viktigt för att utveckla det strategiska tänkandet på myndigheten och se mängden av uppdrag i ett större sammanhang. Det har också varit ett viktigt verktyg i dialogen med regeringen för att kunna samtala kring myndighetens sammanhang och utvecklingen av samverkan och styrning.

Elsäkerhetsverket som vann utmärkelsen Sveriges modernaste myndighet. Juryns motivering löd:

”På den här myndigheten har man vågat ompröva gamla arbetssätt och idag utförs uppdraget på ett nytt sätt och med ett tydligt fokus på att uppnå största möjliga samhällsnytta.

Under omställningsarbetet har myndigheten visat på sin förmåga att agera snabbfotat, och på värdet av öppenhet mot och involvering av sina intressenter.

På myndigheten ser man hellre möjligheter än hinder och gör inte saker svårare än de behöver vara. Här står också utvecklingen av statstjänstemannarollen högt på agendan och medarbetarna ser sig som ambassadörer för myndigheten och dess uppdrag.”

Elsäkerhetsverket är ingen stor myndighet. Placerad i Kristinehamn och med bara cirka 50 medarbetare kan det vara en utmaning att skapa förutsättningar för medarbetarna att utvecklas i sitt arbete och få pröva på nya arbetsuppgifter. Elsäkerhetsverket har arbetat för att skapa möjligheter för medarbetarna att prova på att ta större ansvar genom att leda hela eller delar av projekt eller företräda myndigheten utåt på olika sätt. Ett viktigt steg för att kunna arbeta med medarbetarskapet har varit att förtydliga ledarskapet och kunna göra varje medarbetares uppdrag tydligt, både vad som ska göras och varför.